Congresos

CANDIDATURAS Y FINANCIÓN

AFID CONGRESOS colabora con usted en la elaboración de propuestas a organismos, sociedades, etc. con objeto de presentar su candidatura para la celebración de un determinado evento nacional o internacional. Asimismo, le asesora en la búsqueda de fuentes de financiación. En el caso de que dicha candidatura resultara elegida o la financiación adjudicada, nuestra empresa le prepara los contratos o convenios necesarios.

PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN

AFID CONGRESOS se hace responsable de la planificación y administración de su Congreso. Dicha planificación tiene su base en una serie de encuentros preliminares dedicados a captar la naturaleza y objetivos del evento que usted desea organizar y a partir de esta base estableceremos un proyecto de trabajo que incluya:

• Definición de las diferentes tareas del proyecto.
• Diseño de imagen del Congreso.
• Selección de personal y proveedores (Azafatas, traductores, seguridad, limpieza, servicio técnico).
• Elaboración del presupuesto.
• Asistencia técnica a los comités.
• Elaboración de informes para comités.

BÚSQUEDA Y GESTIÓN DE LA SEDE

AFID CONGRESOS le propondrá aquellas sedes (hotel, palacio de congresos, centro de convenciones, etc.) que mejor respondan a todas sus necesidades. Una vez seleccionado el mismo, se hará cargo de:

•  La negociación de los contratos en su nombre, organización y coordinación de los difererentes espacios necesarios,
• Distribución de las diferentes sesiones de la conferencia y de espacios para reuniones de comités.
• Gestión de los espacios de exposición, si procede, y de la infraestructura necesaria.
• Gestión de la secretaría, espacios para conferenciantes, almacén, etc.
• Alquiler de mobiliario, ordenadores, líneas telefónicas, acceso a Internet y sistemas avanzados multimedia.
• Coordinación y alquiler, si procede de los equipos audiviosuales y de traducción simultánea.
• Señalización interior y exterior de la sede.
• Decoración de la sede Servicios de catering, etc.

SECRETARÍA DE CONGRESO

AFID CONGRESOS gestiona la Secretaría del Congreso. Poseemos la infraestructura necesaria para proveer un servicio de administración excelente que garantice la completa satisfacción de todos los asistentes al Congreso. Dicha Secretaría está dotada de:

• Sistemas informáticos.
• Servicio de recepción y atención al congresista.
• Servicios de comunicaciones: teléfono, fax, correo electrónico, correo, etc.
• Salas de reuniones para los diferentes comités.
• Servicio de reprografía (fotocopias), etc.

HOTELES Y RESERVAS

AFID CONGRESOS selecciona para usted diferentes hoteles clasificándolos según su localización categorías y precios. Dada nuestra calidad de OPC negociamos para usted precios especiales y servicios preferenciales. Realizamos, entre otros:

• Bloqueo de habitaciones para el Congreso.
• Gestión de reservas. Mantenimiento y modificación de las reservas.
• Gestión de los depósitos.
• Gestión de los hoteles en la propia sede.

ASISTENCIA A PONENTES E INVITADOS

AFID CONGRESOS atiende las necesidades de ponentes e invitados y le ayuda a diseñar la programación de las ponencias con el fin de lograr el mayor éxito posible en la organización del congreso.

• Invitación de ponentes invitados en su nombre.
• Gestión de viajes y alojamiento de ponentes invitados.
• Correspondencia con los ponentes.
• Correspondencia con los presidentes de sesiones e instrucciones para los mismos.
• Gestión de las ponencias y apoyo al comité de selección.
• Asistencia en la progamación y organización de las sesiones.
• Asistencia en la programación y uso de los medios audiovisuales.
• Asistencia en la elaboración del libro o CD-ROM de ponencias.
• Oficina de asistencia al ponente en la sede.

ASISTENCIA A CONGRESISTAS

Eficiencia, calidad y comodidad son elementos claves para garantizar el éxito de un congresos. Siguiendo estas pautas, AFID CONGRESOS organiza su congreso con el objetivo de lograr la máxima satisfacción para los congresistas. Para ello, nos hacemos cargo de:

• Elaboración, proceso y confirmación de inscripciones.
• Informe y modificación de las inscripciones.
• Gestión del pago de las inscripciones.
• Cancelación y devolución de inscripciones.
• Gestión y elaboración de toda la documentación de los congresistas.
• Expedición de facturas y certificados de asistencia.
• Elaboración de listado de asistentes y expositores.

ASISTENCIA EN LA PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL CONGRESO

AFID CONGRESOS es consciente de que gran parte del éxito del cogreso radica en una adecuada promoción del mismo. Por ello, nuestra empresa colabora con el Comité Organizador en la promoción y de difusión del mismo mediante:

• Planificación estratégica de la divulgación y marketing.
• Elaboración, gestión y actualización permanente de listas de correo.
• Divulgación y relaciones con los medios (radio, prensa y televisión).
• Elaboración de soportes informáticos, trípticos o boletines informativos.
• Elaboración y gestión de páginas web.
• Preparación, diseño y producción del siguiente material : Invitaciones, formularios de inscripción, boletines.
• Libros de resúmenes, programas, posters, menús.
• Tarjetas identificativas, invitaciones, acreditaciones, etc.
• Preparación y realización de mailings.
• Contactos y relaciones con esponsors.
• Convocatoria de ruedas de prensa.

PROGRAMA SOCIAL

AFID CONGRESOS es consciente de que otro de los aspectos que no puede descuidarse es el programa social. Organizamos y gestionamos para usted:

• Acto inaugural y de clausura.
• Recepciones.
• Relaciones con autoridades y protocolo.
• Actividades vespertinas y nocturnas (excursiones, cenas, fiestas, etc.) Actividades deportivas (golf, tenis, etc.).
• Visitas culturales (opera, teatro, museos, etc.).
• Viajes pre- y post Congreso.
• Transporte (aeropuerto, hoteles, sede).
• Regalos de representación.
• Material informativo sobre ciudad y país.
• Guías.

GESTIÓN ECONÓMICA DEL CONGRESO

AFID CONGRESOS le asesora no sólo en la realización de los presupuestos necesarios sino que se hace responsable de su contabilidad ya sea directamente o en colaboración con su departamento de contabilidad. Gestionamos para usted:

• Asistencia en la planificación financiera del evento.
• Control del presupuesto. Informes regulares sobre el estado financiero.
• Control de cuentas asociadas al congreso y relaciones con entidades bancarias.
• Pagos con moneda extranjera, visa, etc.
• Emisión de facturas. Reembolsos y cancelaciones.
• Relaciones con esponsors y organismos subvencionadores.

GESTIÓN POST CONGRESO

Tras el acto de clausura los congresistas abandonan definitivamente la sede. Sin embargo, los profesionales de AFID CONGRESOS comienzan sus actividades postcongreso:

• Gestión de viajes postcongreso
• Retirada de la sede.
• Liquidación a proveedores.
• Asistencia en la edición de los Proceedings del congreso en versión impresa o en cualquier otro soporte.
• Redacción de informes para entidades colaboradoras o esponsors.
• Informe financiero final.
• Confección de archivo de información aparecida en los medios.
• Confección de archivo de material producido para la conferencia.

GESTIÓN DE SOCIEDADES CIENTÍFICAS, CULTURALES, PROFESIONALES, EMPRESARIALES

Si usted ha creado o desea crear una sociedad científica, cultural o empresarial necesita una secretaría permanente capaz de gestionar la misma. AFID CONGRESOS le puede facilitar su trabajo considerablemente colaborando con usted en:

• Asistencia en la redacción de sus estatutos.
• Secretaría permanente.
• Control de altas y bajas.
• Edición de página web.Edición de boletines, CD-ROMS, material impreso, etc.
• Administración financiera.
• Correspondencia con asociados.
• Difusión de los fines y actividades de la sociedad.
• Organización de eventos particulares de la sociedad, etc.